Публичен сектор: обработвайте досиета на граждани, без да качвате данните им

Публичната администрация съхранява едни от най-чувствителните данни, които съществуват, и няма право на избор. Заявлението за помощи разкрива цялата финансова ситуация на човека. Едно досие може да съдържа сканирана лична карта, медицинско удостоверение, справка за съдимост, данни на дете. Гражданите не дават съгласие доброволно да предадат всичко това; те са длъжни да го направят, за да получат услуга, на която имат право. Това вдига летвата за това как се обработват техните документи.

И ето че един служител има напълно обикновена задача за вършене. Да обедини документите от едно досие в един PDF. Да компресира сканирана папка, за да се събере в имейл системата. Да направи стар сканиран регистър търсим. Бързият начин за всяко от тези неща е безплатен онлайн инструмент — и точно този бърз начин е причината данните на гражданина да се озоват на сървър, който администрацията никога не е проверявала.

Тук важи различен стандарт

Когато частна компания се отнесе небрежно с данни, това е нарушение. Когато публичен орган се отнесе небрежно с данните на гражданите, това е също и предателство на доверие, което хората не са могли да избегнат да дадат. Данните са събрани по силата на закона, често без реална алтернатива за човека, и това носи задължение за защита, което е по-високо, а не по-ниско, от това на частния сектор.

Типичният онлайн PDF инструмент качва файла на своя сървър, обработва го там и го изтрива по-късно по график, който никой не може да провери. За досието на един гражданин това е прехвърляне на лични данни към непознат трети субект, често в друга юрисдикция, регулирано от условия, които никой в службата не е чел. Това е точно видът неконтролирана обработка, която правилата за данни в публичния сектор съществуват, за да предотвратят. „Беше просто за да обединя PDF-а“ не е нещо, което искате да фигурира в доклад за инцидент.

Как reader.me пасва на публичния сектор

reader.me работи изцяло в браузъра. Няма качване, защото няма сървър, който да върши работата; двигателят работи на собствената машина на службата, вътре в раздела на браузъра.

Така че когато служител обедини едно досие, браузърът прочита документите в паметта на този компютър, комбинира ги точно там и произвежда резултата. PDF файлът на гражданина никога не пътува. За един публичен орган това е разликата между рутинна работа и подлежащо на докладване прехвърляне на данни. Файлът остава вътре в службата през цялото време.

И това е проверимо, което има значение, когато длъжностно лице по защита на данните или одитор попита. Отворете кой да е инструмент на reader.me, отворете инструментите за разработчици (F12) и наблюдавайте раздела Network, докато обработвате файл. Нищо не се качва. Изключете машината от интернет и тя пак работи, защото данните и без това никога нямаше да напуснат.

Ежедневните служебни задачи, държани вътре в къщата

• Сглобете досие. Обединете заявлението, придружаващите документи и кореспонденцията в един PDF, локално.
• Компресирайте за вътрешните системи. Сканираните файлове са тежки, а лимитите на имейла или на системите за управление на документи са реални. Компресирайте PDF-а, без първо да изпращате документите на гражданина никъде.
• Направете архивен запис търсим. Старите сканирани файлове стават търсими след OCR, така че служителите наистина да намират каквото им трябва. Сканът остава на машината.
• Добавете официален подпис. Подпишете решение или формуляр с инструмента за подпис, без услуга на трета страна да държи документа.
• Защитете това, което изпращате. Изпращате на гражданин неговото собствено досие или предавате едно между отдели? Заключете го с парола и споделете ключа отделно.

Отчетност, вградена, а не обещана

Публичните органи трябва да могат да дадат отчет за това, което се случва с данните, които съхраняват. Това е трудно да се направи честно, когато част от работния процес минава през чужди сървъри, чиито политики за изтриване приемате на доверие. Обработката в браузъра затваря тази пролука: няма трета страна, за която да се отчитате, защото такава просто няма. Файлът минава от гражданина към машината на службата и до там, където трябва да отиде — без никаква PDF услуга помежду им.

Един служител също така не бива да избира между свършването на работата и защитата на човека, чието е досието. Инструмент, който работи локално, премахва избора. Гражданинът е предал данните си, защото е бил длъжен. Да ги държите вътре в службата на всяка стъпка от пътя е най-малкото, което администрацията им дължи. Отворете PDF инструментите, свършете работата в браузъра и данните остават там, където общественото доверие изисква да бъдат.