PDF за юристи: организирайте досиета по делата, без да качвате нищо

Ново дело попада на бюрото ви и до седмица то вече е четирийсет PDF файла. Подписаното пълномощно, сканираната лична карта, договор, който някой е снимал под ъгъл, три кръга кореспонденция, експертно заключение, доказателства, които клиентът е изпратил по имейл в грешен ред. Преди да стане полезно каквото и да било от това, трябва да го подредите в едно чисто досие: да обедините частите, да наредите страниците в правилната последователност и да подпишете там, където е нужно.

Самата работа е скучна. Това, което стои под нея, не е. Всеки един от тези файлове принадлежи на клиент, който ви е казал неща, които не би споделил с никой друг, и задължението ви да пазите това в тайна не спира само защото бързате да съставите едно становище.

Поверителността не е настройка, тя е самата работа

Адвокатската тайна и задължението за конфиденциалност са по-стари от интернет и нямат изключения за „просто комбинирах няколко PDF файла”. Правилата на адвокатските колегии в ЕС, Обединеното кралство и САЩ казват горе-долу едно и също: информацията, която клиентът споделя с вас, остава между вас двамата, а вие предприемате разумни стъпки да я защитите. Точно тази последна част е мястото, където безплатните онлайн инструменти тихо се превръщат в проблем.

Повечето PDF сайтове работят, като качват файла ви на сървър, извършват операцията там и връщат резултата обратно. За снимка от почивката — кой го е грижа. За документи по бракоразводно дело на клиент, проект на спогодба или свидетелски показания обаче току-що сте предали на трета страна копие от поверителен материал. Не сте имали намерение да го споделяте. Искали сте да го обедините. Но файлът е напуснал кантората и сега сигурността му зависи от компания, с която никога не сте говорили, и от политика за поверителност, която не сте прочели.

Успокоителната фраза на тези сайтове — „файловете се изтриват след един час” — звучи добре, докато не се опитате да разчитате на нея. Не можете да я проверите. Логове и резервни копия може да задържат копия след крайния срок. Сървърът може да бъде пробит. И ако бъде, човекът, чието досие е изтекло, е вашият клиент, което го прави ваш проблем съгласно всеки приложим за вас етичен кодекс.

Как всъщност изглеждат „разумните стъпки”

Регулаторите станаха конкретни по този въпрос. GDPR очаква подходящи технически мерки за личните данни, а едно досие по дело е изцяло лични данни: имена, адреси, здравни подробности, финансови записи, понякога обвинения в престъпления. Ако прекарате това през произволен уеб инструмент, сте добавили към веригата си обработващ, когото никога не сте проверявали и с когото нямате договор. (Писах повече за това излагане на риск в рисковете за GDPR при качване на PDF, ако искате подробностите.)

Най-чистият начин да предприемете разумни стъпки е да се погрижите изобщо да няма какво да изтече. Файл, който никога не напуска лаптопа ви, не може да бъде разкрит при пробив другаде. Това е цялата идея зад инструментите, които работят в браузъра, а не на сървър.

Съставяне на досие по дело без качване

Ето как протича скучната част, когато файлът остава на вашата машина. Всичко по-долу се изпълнява локално в браузъра ви. PDF файлът се зарежда в паметта на вашия компютър, операцията се случва там и завършеният файл се записва обратно директно при вас. Нищо не се изпраща никъде.

Обединете частите. Имате пълномощното, договора, кореспонденцията и доказателствата като отделни файлове. Пуснете ги в инструмента за обединяване на PDF в реда, който искате, и получавате едно досие. Съдът иска един индексиран документ, а не единайсет прикачени файла, и така стигате дотам, без да изпращате нищо по имейл към сайт за конвертиране.

Подредете правилно. Сканираните файлове никога не идват подредени. Страница 7 е с главата надолу, доказателствата са в обратен ред, страницата с подписа е изплувала отпред. Отворете досието в инструмента за пренареждане на PDF, плъзнете страниците в нужната последователност, премахнете празната страница от сканирането и експортирайте. Същата идея като разместване на хартии по бюрото, само че хартията е поверителното досие на клиента и не минава през сървъра на непознат, за да бъде подредена.

Подпишете каквото трябва да се подпише. Пълномощни, формуляри за упълномощаване, придружителни писма, рутинни одобрения. Отворете инструмента за подписване на PDF, нарисувайте подписа си с тъчпада или пръста си, поставете го на реда и изтеглете. За ежедневни документи този вид подпис е правно валиден в целия ЕС и в по-голямата част от света. Когато даден документ специално изисква квалифициран електронен подпис, нотариален акт или определени подавания, използвайте услуга, базирана на сертификати и създадена за това, защото нарисуван подпис няма да удовлетвори това изискване. За ежедневната купчина документи това е точно достатъчно.

Три стъпки, едно чисто досие, а файлът е стоял на вашето устройство през цялото време.

Проверете сами за минута

Не е нужно да вярвате на думата ми, че нищо не се качва. Отворете инструмента за обединяване, натиснете F12, за да отворите DevTools, превключете към раздела Network, поставете отметка на „Preserve log” и съставете досие от начало до край. Гледайте какво се случва: страницата се зарежда в началото, а после нищо не помръдва, докато обединявате и изтегляте. Ако файлът ви никога не се появи в тялото на заявка, той никога не е бил изпратен.

Искате по-сериозен тест? Заредете инструмента, превключете лаптопа си в самолетен режим и съставете досието с напълно изключена мрежа. Пак работи, защото изобщо никога не е имало сървърна стъпка. Опитайте това с инструмент, който качва, и ще получите грешка в мига, в който натиснете старт. Точно тази разлика интересува задължението ви за поверителност.

Навик, който си заслужава да запазите

Няма да четете политика за поверителност всеки път, когато комбинирате два PDF файла в 18 часа преди крайния срок за подаване. Никой не го прави. Затова направете безопасния вариант вариант по подразбиране. Изберете инструмент, който обработва в браузъра, добавете го в отметки и спрете да изпращате файлове на клиенти към сървъри, които не виждате. Така е и по-бързо, защото няма цикъл на качване и изтегляне, и продължава да работи, когато Wi-Fi-ът в офиса прекъсне, което винаги се случва в деня, в който нещо има краен срок.

Съставянето и подписването на досие по дело е най-малко интересното нещо, което правите цяла седмица. Единственият истински въпрос е дали документите на клиента остават в кантората, докато го правите, а за поверителен материал този въпрос има само един правилен отговор.