Нотариуси: обработвайте актове и документи на клиенти, без да ги качвате

Малко професионалисти боравят с толкова чувствителни документи, колкото нотариусът. Нотариален акт за покупко-продажба с имена, адреси и пълната цена на имот. Завещание. Пълномощно. Сканирани лични карти на всяка страна. Тези документи не са просто лични; те носят правна тежест, а самият смисъл на нотариуса е да бъде доверен, безпристрастен пазител именно на този вид документи. Поверителността не е допълнение към работата; тя е работата.

И както всеки офис, нотариалната кантора върви на дребни PDF задачи. Обединяване на документите по една сделка в един файл. Компресиране на сканиран акт, за да се изпрати на страна по имейл. Защита на завещание, преди да бъде съхранено. Всяка от тези задачи е рутинна и всяка е момент, в който с грешния инструмент най-чувствителният правен документ на клиента се качва на сървър, който никой не е проверил.

Стандартът, на който отговаря един нотариус

Задължението за поверителност на нотариуса е професионално, правно и централно за неговата власт. Хората отиват при нотариус именно защото вярват, че това, което носят, ще бъде обработено с най-голямо внимание. Законодателството за защита на данните се наслагва върху това, третирайки голяма част от това, което нотариусът съхранява — документи за самоличност, финансови данни, семейни обстоятелства — като данни, изискващи силна защита.

Типичен безплатен онлайн PDF инструмент качва файла на своя сървър, обработва го и го изтрива по-късно по таймер, който не можете да проверите. За един акт или завещание това е прехвърляне на изключително чувствителен правен документ към непознато трето лице, регулирано от условия, които никой в офиса не е прочел. Трудно е да се съчетае „Аз съм довереният пазител на този документ“ с „Качих го на безплатен сайт, за да обединя два PDF файла“. Удобството не си струва това противоречие.

Как reader.me се вписва в нотариалната кантора

reader.me работи изцяло във вашия браузър. Няма качване, защото никой сървър не върши работата; двигателят работи на собствената машина на офиса, вътре в раздела на браузъра.

Така че когато обединявате документите по една сделка, браузърът ви ги прочита в паметта на този компютър, комбинира ги точно там и ви дава резултата. PDF файлът на клиента никога не пътува. За професия, изградена върху това да бъдеш сигурната двойка ръце, това не е дребна техническа подробност; това е разликата между това да почиташ тази роля и тихо да я подкопаваш.

И е проверимо, което има значение, когато авторитетът ви се крепи на доверие. Отворете който и да е инструмент на reader.me, отворете инструментите за разработчици (F12) и наблюдавайте раздела Network, докато обработвате файл. Нищо не се качва. Изключете се от интернет и инструментът пак работи, защото документът така или иначе никога не е щял да напусне машината.

Ежедневните задачи, запазени поверителни

• Сглобете досие по сделка. Обединете акта, личните карти и придружаващите документи в един чист PDF, локално.
• Защитете това, което съхранявате или изпращате. Заключете документ с парола, подкрепена със силно AES криптиране, и споделете ключа отделно. Изпращате акт или завещание по имейл на страна? Заключете го първо.
• Компресирайте, без да излагате. Сканираният акт е тежък. Компресирайте го, за да се побере в имейл, без да качвате документа на клиента на услуга за компресиране.
• Направете архивиран акт търсим. Стар сканиран запис става търсим след OCR, за да намерите това, което ви трябва в архива. Сканът остава на машината.
• Добавете подпис. Подпишете документ с инструмента за подпис за ежедневно електронно подписване, без трета страна да докосва файла. (За квалифицираните електронни подписи, които някои нотариални актове изискват, ще използвате акредитирания си сертификат и съответните официални инструменти; това покрива обикновеното подписване между тях.)

Доверие, което можете да докажете

Цялата стойност на нотариуса е в това да бъде страната, на която всички могат да разчитат за правилно боравене с документ. Това е трудно да се твърди, ако част от работния процес тихо насочва чувствителни актове през външни сървъри, чиито политики за изтриване приемате на доверие. Работата в браузъра затваря тази пролука: няма трета страна, която да обяснявате, защото такава просто няма. Документът минава от клиента, към машината на офиса, до там, където трябва да бъде, без никаква PDF услуга по средата.

За толкова чувствителни и толкова значими документи, тяхното запазване на собствената ви машина на всяка стъпка от пътя не е допълнителна предпазливост; това е базовото изискване, което ролята налага. Отворете PDF инструментите, вършете работата в браузъра и най-важните документи на клиента остават точно там, където на нотариуса е поверено да ги пази.